Datenschutzerklärung

Stand: 24. September 2026

1. Verantwortlicher

Johnna Golly, Golly Softwareentwicklung
Wentruper Weg 17, 48268 Greven
Telefon: 0151 18695357
E-Mail: wartungsheft@golly-software.de

Die vollständigen Anbieterangaben stehen im Impressum. Eine Datenschutzbeauftragte ist nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen nicht vor.

Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall oder Profiling finden nicht statt.

2. Grundsätzliches

Dieses Werkzeug ist ohne Anmeldung und ohne Angabe personenbezogener Daten benutzbar. Es werden keine Analysedienste, keine Werbenetzwerke und keine Techniken zur geräteübergreifenden Wiedererkennung eingesetzt.

Beim Aufruf der Seiten werden keine Inhalte von fremden Servern nachgeladen — keine externen Schriftarten, keine Einbindungen von Landkarten, sozialen Netzwerken oder Inhaltsauslieferungsnetzen. Ihre IP-Adresse wird dadurch an keinen Dritten übermittelt.

3. Aufruf der Website

Kurzfristige technische Verarbeitung. Damit der Server eine Seite an Ihren Browser ausliefern kann, muss er Ihre IP-Adresse für die Dauer der Verbindung verarbeiten. Dabei fallen an: Ihre IP-Adresse, der Zeitpunkt, die angeforderte Adresse, die übertragene Datenmenge sowie die Angaben, die Ihr Browser von sich aus mitsendet (Browser und Betriebssystem). Diese Verarbeitung endet mit der Auslieferung; die Adresse wird dabei nicht gespeichert.

• Zweck: Übertragung der von Ihnen angeforderten Seite
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse: technisch funktionsfähige Bereitstellung der Website
• Speicherdauer: nur für die Dauer der Verbindung
• Empfängerin: Hetzner als Auftragsverarbeiterin, die den Server bereitstellt (Abschnitt 10)

Störungs- und Sicherheitsereignisse. Der Server zeichnet Fehler und Verbindungsereignisse auf — etwa fehlgeschlagene Weiterleitungen oder die Ausstellung von Verschlüsselungszertifikaten. Er ist so eingerichtet, dass diese Einträge keine IP-Adressen der Besucherinnen und Besucher und keine Browserkennungen enthalten; Adressen werden entfernt, bevor ein Eintrag geschrieben wird. Ein Eintrag enthält den Zeitpunkt, die Art des Ereignisses und die aufgerufene Seite — wobei der Schlüssel eines Zugriffslinks ebenfalls vor dem Schreiben durch einen Platzhalter ersetzt wird.

Dauerhafte Zugriffsprotokolle gibt es nicht.

• Zweck: Störungserkennung und Absicherung der Website
• Inhalt: keine IP-Adresse von Besucherinnen und Besuchern, keine Plankennung
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit überhaupt personenbezogene Daten betroffen sind. Berechtigtes Interesse: ein funktionierender und sicherer Betrieb der Website
• Speicherdauer: höchstens sieben Tage; die Einträge werden täglich ausgelagert und nach sieben Tagen gelöscht, bei großem Aufkommen auch früher. Die Einträge enthalten keine Angaben, anhand derer einzelne Besucherinnen und Besucher zugeordnet werden können
• Empfängerin: Hetzner als Auftragsverarbeiterin (Abschnitt 10)

4. Kennung im Browser

Damit Sie Ihren Wartungsplan ohne Konto anlegen und später im selben Browser wiederfinden können, legt der Server ein Cookie namens PlanKennung in Ihrem Browser ab. Es enthält eine zufällig erzeugte Kennung, über die der Server Ihre Eingaben zuordnet. Der Browserspeicher (Local Storage) wird nicht verwendet.

Das Cookie entsteht mit Ihrer ersten Eingabe — wenn Sie die erste Anlage speichern — oder wenn Sie einen bestehenden Plan über den Zugriffslink aus Abschnitt 7 aufrufen. Das bloße Öffnen der Planseite setzt es nicht. Ausgelesen wird es nur auf der Seite des Wartungsplans und beim Abruf der PDF-Berichte. Auf der Startseite, den Ratgeberseiten, diesen Rechtstexten und beim Aufruf einer Kurzadresse aus einem Anschreiben wird es weder gesetzt noch ausgelesen.

Die Kennung ist pseudonym: Sie enthält selbst keine Angaben zu Ihrer Person, zeigt aber auf einen Plan, der eine Betriebsbezeichnung enthalten kann. Sie bleibt deshalb ein personenbezogenes Datum und wird entsprechend behandelt.

• Zweck: Bereitstellung der von Ihnen gewünschten Funktion — Arbeiten ohne Konto
• Rechtsgrundlage Speicherung im Endgerät: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG — unbedingt erforderlich, damit der Dienst bereitgestellt werden kann. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich
• Rechtsgrundlage Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse: Bereitstellung des Werkzeugs ohne Konto und ohne Erhebung weiterer Daten
• Laufzeit: 90 Tage, bei jedem Aufruf Ihres Plans erneuert — dieselbe Frist wie der Plan selbst (Abschnitt 9)
• Kontrolle: Zeigt eine Kennung auf keinen vorhandenen Plan mehr, etwa weil er gelöscht wurde, wird sie verworfen und eine neue vergeben. Einer Kennung ist immer genau ein Plan zugeordnet
• Folgen der Nichtbereitstellung: Löschen Sie das Cookie oder lehnen Sie es ab, findet dieser Browser Ihren Plan nicht mehr von selbst wieder. Über den Zugriffslink aus Abschnitt 7 bleibt er erreichbar

Daneben setzt der Server nur auf der Seite des Wartungsplans ein technisches Sitzungs-Cookie (.AspNetCore.Antiforgery.…), das Formulare gegen gefälschte Anfragen schützt. Es enthält keine Kennung, verfällt, sobald Sie den Browser schließen, und dient ausschließlich der Sicherheit (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Auf Seiten ohne Formular wird es nicht gesetzt. Weitere Cookies oder Browserspeicher-Einträge gibt es nicht.

5. Ihre Eingaben zu Anlagen und Wartungsaufgaben

Was Sie eingeben — Betriebsbezeichnung, Anlagen, Aufgaben, Intervalle, Datum der letzten Ausführung — wird auf dem Server gespeichert und der Kennung aus Abschnitt 4 zugeordnet. Ein Datensatz entsteht erst mit Ihrer ersten Eingabe, dem Speichern der ersten Anlage; das bloße Öffnen der Seite speichert nichts. Pflicht ist allein die Bezeichnung einer Anlage; alle übrigen Angaben sind freiwillig. Ein Feld für Namen von Personen gibt es nicht.

Diese Angaben betreffen in aller Regel Ihren Betrieb und keine natürliche Person. Soweit sich daraus doch ein Personenbezug ergibt — etwa wenn ein Einzelunternehmer seinen eigenen Namen als Betriebsbezeichnung führt oder ein Betrieb den Namen einer beschäftigten Person in ein Freitextfeld einträgt — gilt:

• Zweck: Erstellung und Wiederaufruf Ihres Wartungsplans, Erzeugung der PDF-Berichte
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse: Bereitstellung des von Ihnen angeforderten Plans
• Speicherdauer: siehe Abschnitt 9

6. Kontaktaufnahme

Wenn Sie per E-Mail oder Telefon Kontakt mit mir aufnehmen, verarbeite ich die Angaben, die Sie dabei machen: Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Nachricht.

• Zweck: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage
• Rechtsgrundlage: bei Anfragen zu einem bestehenden oder möglichen Vertrag Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind oder werden sollen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen; soweit eine Anfrage gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegt, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
• Empfänger: Mein E-Mail-Postfach wird von der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, als Auftragsverarbeiterin auf Grundlage eines Vertrages nach Art. 28 DSGVO betrieben. Die Adresse wartungsheft@golly-software.de ist eine Weiterleitung auf dieses Postfach, kein eigenes Postfach
• Speicherdauer: bis die Anfrage erledigt ist; darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen

Benachrichtigung über kostenpflichtige Zusatzfunktionen

Derzeit gibt es keine kostenpflichtigen Funktionen. Sollte sich das ändern, benachrichtige ich darüber ausschließlich Personen, die mich vorher ausdrücklich darum gebeten haben — mit einer E-Mail aus ihrem eigenen Postfach, in der sie um diese Benachrichtigung bitten. In der Anwendung gibt es hierfür kein Eingabefeld, keine Auswahlmöglichkeit und keine Anmeldefunktion.

Ohne eine solche Bitte erhalten Sie von mir keine Nachricht. Ihre Adresse wird dafür auch nicht aus anderen Vorgängen übernommen — auch dann nicht, wenn Sie mir aus einem anderen Anlass geschrieben haben.

• Zweck: einmalige Benachrichtigung, sobald kostenpflichtige Zusatzfunktionen verfügbar sind
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Ihre Einwilligung, erklärt durch Ihre Nachricht
• Umfang: Die Einwilligung umfasst ausschließlich eine einmalige Benachrichtigung über die Verfügbarkeit kostenpflichtiger Zusatzfunktionen
• Widerruf: jederzeit formlos an wartungsheft@golly-software.de, ohne Angabe von Gründen und ohne Nachteile; er wirkt für die Zukunft
• Nachweis: Als Beleg der Einwilligung bewahre ich Ihre ursprüngliche Nachricht auf. Sie enthält Ihre Adresse; nach einem Widerruf wird sie nur noch zu diesem Zweck aufbewahrt und nicht mehr für Benachrichtigungen verwendet
• Empfängerin: IONOS SE, siehe oben
• Speicherdauer: die Adresse bis zur Benachrichtigung oder bis zum Widerruf, längstens zwei Jahre; der Nachweis bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist

7. Zugriffslink auf Ihren Plan

In Ihrem Plan wird Ihnen ein Link angezeigt, über den Sie ihn auch von einem anderen Gerät aus aufrufen können. Der Link enthält einen zufällig erzeugten Schlüssel mit 256 Bit Entropie, der sich nicht aus der Kennung ableiten lässt.

Der Zugriffslink sollte vertraulich behandelt werden, da jede Person mit Kenntnis des Links den Plan aufrufen kann. Die Planseiten sind so eingerichtet, dass der Link weder an andere Websites noch an Suchmaschinen weitergegeben wird. Haben Sie ihn versehentlich weitergegeben, können Sie in Ihrem Plan jederzeit einen neuen erzeugen — der alte ist dann ungültig.

• Zweck: Aufruf Ihres Plans von einem anderen Gerät
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse: Zugriff ohne Konto ermöglichen
• Speicherdauer: wie der Plan, Abschnitt 9

8. Briefaktion (abgeschlossen)

Im August 2026 habe ich Betriebe einmalig per Brief angeschrieben. Die Aktion ist abgeschlossen; weitere Briefe verschicke ich nicht. Die Versandliste mit Firmenname, gegebenenfalls Ansprechperson und Anschrift habe ich am 23. September 2026 gelöscht. Der Aktionscode aus dem Brief wird nicht mehr gespeichert. Informationen für Briefempfänger stehen unter digitales-wartungsheft.de/brief.

9. Speicherdauer und Löschung

Ihr Wartungsplan samt aller Anlagen- und Aufgabendaten wird 90 Tage nach dem letzten Aufruf automatisch gelöscht. Dafür wird der Zeitpunkt des letzten Aufrufs gespeichert. Die Löschung läuft einmal täglich; ein Plan wird deshalb 90 bis 92 Tage nach dem letzten Aufruf gelöscht. Stehen ungewöhnlich viele Pläne gleichzeitig zur Löschung an, wird die automatische Löschung angehalten. Der Fall wird dann innerhalb einer Woche geprüft und die Löschung nachgeholt.

Die Kennung in Ihrem Browser läuft ebenfalls nach 90 Tagen ab und wird bei jedem Aufruf erneuert. Der Schlüssel des Zugriffslinks wird mit dem Plan gelöscht.

Sicherungskopien: Aus technischen Sicherungskopien verschwinden gelöschte Daten nicht sofort. Von der Datenbank wird täglich eine Sicherung erstellt und 30 Tage aufbewahrt; erst danach ist ein gelöschter Eintrag auch dort nicht mehr enthalten. Das gilt ebenso, wenn Sie die Löschung selbst verlangen.

Sie können die Löschung jederzeit vorher verlangen. Eine formlose Nachricht an wartungsheft@golly-software.de genügt.

10. Empfänger Ihrer Daten

Die Anwendung läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiterin auf Grundlage eines Vertrages nach Art. 28 DSGVO.

Die täglichen Sicherungskopien der Datenbank liegen ebenfalls bei Hetzner, in einem zweiten Rechenzentrum in Deutschland, und unterliegen demselben Vertrag.

Mein E-Mail-Postfach betreibt die IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, als Auftragsverarbeiterin auf Grundlage eines Vertrages nach Art. 28 DSGVO (Abschnitt 6).

Beide Anbieter können zur Erbringung ihrer Leistung weitere Auftragsverarbeiter einsetzen; diese werden vertraglich auf dasselbe Schutzniveau verpflichtet. Die Verarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Darüber hinaus werden Ihre Daten nicht weitergegeben.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen). Wenden Sie sich dafür formlos an wartungsheft@golly-software.de.

12. Widerspruchsrecht

13. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0

14. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitung ändert. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite abrufbare Fassung.

Stand: 24. September 2026